Blog

Het implementeren van een MOR-applicatie zoals Signalen draait om meer dan alleen software. Een succesvolle implementatie begint met het goed inrichten van processen, het slim routeren van meldingen en het betrekken van de juiste teams binnen de gemeente.

Daarom starten we bij Delta10 niet met één losse melding of afdeling, maar met een volledige inventarisatie van alle meldingscategorieën en de bijbehorende processen binnen de gemeente.

Van huidige werkwijze naar gewenste situatie

Samen met betrokken teams brengen we in kaart hoe meldingen vandaag worden afgehandeld én hoe het gewenste proces eruit moet zien.

Denk hierbij aan meldingen over:

• afvalbakken
• containers
• straatverlichting
• groenonderhoud
• overlast
• etc.

Gemiddeld gaat het om 55 tot 75 categorieën per gemeente.

Tijdens deze inventarisatie kijken we onder andere:

• welke afdeling en/of externe aannemer verantwoordelijk is voor welke meldingen;
• hoe meldingen momenteel worden verdeeld;
• waar handmatig werk ontstaat;
• en waar processen slimmer ingericht kunnen worden.

Hierbij betrekken we vanaf het begin beheer openbare ruimte, toezichthouders, handhaving, publieksdienstverlening, functioneel beheer, communicatie en ICT. Die samenwerking zorgt ervoor dat Signalen goed aansluit op de dagelijkse praktijk.

Slimmer informeren én routeren

Een belangrijk onderdeel van de implementatie is het verbeteren van de dienstverlening richting inwoners.

Soms kan een melding namelijk worden voorkomen door inwoners direct van de juiste informatie te voorzien. Een goed voorbeeld hiervan is maaibeheer. Wanneer een locatie volgens een vast maaischema wordt onderhouden, kan Signalen dit automatisch tonen aan de melder. Zo ontstaat direct duidelijkheid en worden onnodige meldingen voorkomen.

Daarnaast richten we Signalen zo in dat meldingen automatisch bij de juiste afdeling of behandelaar terechtkomen. In veel gemeenten gebeurt dit nog handmatig, terwijl Signalen dit met routeerregels grotendeels kan automatiseren.

Zo kunnen bijvoorbeeld:

• aanvragen voor nieuw bankjes automatisch bij team A terechtkomen;
• onderhoud aan bestaand bankjes direct bij team B landen;
• meldingen automatisch worden verdeeld op basis van wijk, gebied of behandelgroep.

Dit zorgt voor minder handmatig werk, een efficiëntere afhandeling en snellere opvolging van meldingen.

Samen testen, optimaliseren en trainen

Tijdens het implementatietraject werken gemeenten al vroeg in een testomgeving van Signalen. Hierdoor kunnen behandelaars, KCC-medewerkers en functioneel beheerders direct meedenken en processen in de praktijk testen.

Ruim vóór de livegang organiseren we gezamenlijke testsessies waarin verschillende gebruikersgroepen realistische scenario’s doorlopen. Zo controleren we samen of processen, routering, communicatie en afhandeling goed aansluiten op de dagelijkse praktijk. Doordat deze tests vroeg in het traject plaatsvinden, is er nog voldoende ruimte om aanpassingen door te voeren en de inrichting verder te optimaliseren.

Op basis van de feedback uit deze sessies scherpen we onder andere categorieën, routeerregels, aanvullende vragen, standaardteksten en e-mailtemplates verder aan.

Kort voor livegang verzorgen we vervolgens trainingen voor alle key-users, denk aan behandelaars, coördinatoren en KCC-medewerkers. Door deze trainingen vlak voor ingebruikname te geven, zit de werkwijze nog vers in het geheugen en kunnen gebruikers direct goed van start met Signalen.

Samenwerking als sleutel tot succes

Een succesvolle implementatie van Signalen vraagt om samenwerking tussen verschillende disciplines binnen de gemeente. Niet alleen tijdens de implementatie, maar ook daarna.

Door vanaf het begin gezamenlijk processen in kaart te brengen en keuzes te maken, ontstaat draagvlak én een oplossing die werkt voor de hele organisatie.

Hulp nodig?

Benieuwd hoe Delta10 jouw gemeente ondersteunt bij de implementatie van Signalen? Onze implementatieconsultants denken graag mee over een aanpak die past bij jullie processen en organisatie. Neem gerust contact met ons op.