Tips voor gemeentes om een grote hoeveelheid meldingen te managen

Inwoners doen steeds vaker meldingen over hun dorp of stad. Vuilnis, zwerfafval, geluidsoverlast of losse stoeptegels, het zijn slechts enkele voorbeelden van meldingen die inwoners digitaal kunnen doen. Een grote hoeveelheid meldingen stelt gemeentes voor uitdagingen. Hoe reguleer je zoiets en hoe zorg je ervoor dat meldingen niet onnodig lang blijven liggen?

Richt een goed meldingssysteem in

Een centraal meldpunt helpt bij het structureren van meldingen. Zorg ervoor dat voor inwoners duidelijk is waar en hoe ze meldingen doen over zaken die in de openbare ruimte spelen. Signalen, de Zo Gemeld en de Zo Hersteld app helpen gemeentes om meldingen digitaal te registreren en af te handelen. Laagdrempelig en snel, want inwoners maken al een melding binnen slechts één minuut - met nauwkeurige locatiebepaling én foto.

Start met een goed implementatietraject

Een gestructureerd en doordachte structuur om meldingen te registreren en op te pakken, helpt om iets nieuws succesvol in te voeren. Zorg ervoor dat de inrichting van het meldingensysteem naadloos aansluit op de organisatie van de gemeente. Naast een goede voorbereiding en analyse zijn draagvlak en communicatie belangrijk. Betrek vooral (eind)gebruikers bij het implementatietraject. Rol het traject vervolgens in fasen uit, test, stel bij en zorg dat voor eenieder duidelijk is wat van hem of haar wordt verwacht. Blijf monitoren om het implementatietraject blijvend te optimaliseren.

Informeer melders en manage verwachtingen

Inwoners die een melding doen, dienen goed geïnformeerd te worden. Dit helpt bij het managen van verwachtingen. In Signalen kun je de melder al tijdens het maken van de melding voorzien van feedback. Zo kun je bijvoorbeeld een melder verwijzen naar de maaikaart als hij een melding probeert te doen over maaien. Maaien gebeurt immers niet op verzoek van burgers, maar volgens een vast schema.

Benut het meldproces maximaal

Signalen is hier een goed voorbeeld van. Dit systeem ‘achter de schermen’, werkt op basis van AI. Dit stelt gemeentes in staat om al tijdens het meldproces al aanvullende vragen te stellen over de melding die hij probeert te doen en zo aanvullende informatie te verzamelen die de afhandeling kan bespoedigen.

Maak analyses van meldingen voor het bepalen van hotspots

Signalen koppelt ook naadloos met de BI-omgeving van gemeentes en dit stelt ze in staat om diepgravende analyses te maken van meldingen. Zo wordt het een stuk gemakkelijker om hotspots te bepalen.

Prioriteer en categoriseer

Niet alles hoeft vandaag opgelost. Werk daarom met prioriteiten en gebruik categorieën om meldingen duidelijk in kaart te brengen. Gebruik de veiligheid van gemeentes en inwoners als belangrijkste uitgangspunt.

Zorg voor een duidelijke terugkoppeling naar melders

Wil je dubbele meldingen voorkomen, omdat iets volgens burgers te lang blijft liggen? Koppel de afhandeling áltijd terug aan een melder. Doe dit via een notificatie in de app of stuur een e-mail. Dit schept tegelijkertijd vertrouwen tussen gemeentes en burgers, want inwoners voelen zich meer serieus genomen.

Gebruik meldingen voor structurele verbeteringen

Digitale meldingen zijn perfect om als gemeente verbeteringen door te voeren om de openbare ruimte schoon en veilig te houden. Ga bijvoorbeeld vaker langs met handhaving of veegwagens op locaties waar sprake is van veel zwerfafval of zakken afval naast ondergrondse containers.

Zoek je als gemeente een digitaal systeem om meldingen over de openbare ruimte door burgers beter te managen zónder overspoeld te raken? Ontdek wat Delta10 voor jouw gemeente kan betekenen.