Blog

In gemeentelijke dienstverlening lijkt zaakgericht werken via het zaaksysteem vaak logisch, maar is dit altijd de beste manier om meldingen in de openbare ruimte te behandelen? Bij Signalen kiezen we er bewust voor meldingen niet in het zaaksysteem te behandelen. De praktijk leert ons namelijk dat dit de nodige uitdagingen met zich meebrengt.

Kortcyclisch en laagcomplex

Meldingen in de openbare ruimte (MOR) zijn meestal kortcyclisch en laagcomplex. Denk bijvoorbeeld aan kapotte verlichting en zwerfafval. Dit soort meldingen vragen om een snelle en efficiënte afhandeling zonder langdurige, formele besluitvorming. Bij Signalen wordt het proces van registratie tot terugkoppeling binnen één systeem beheerd. Hierdoor is een extra koppeling met een zaaksysteem vaak onnodig.

Het belang van categorieën en kaartgericht werken

Elke MOR-melding binnen Signalen heeft een duidelijke categorie. Deze categorie bepaalt wie de melding mag zien en oppakken. Zaaksystemen bieden deze mogelijkheid vaak niet of onvoldoende.

Daarnaast is Signalen kaartgericht: meldingen zijn eenvoudig visueel te lokaliseren. Het werken met een kaart in zaaksystemen is meestal beperkt, waardoor gebruikers minder snel en efficiënt kunnen werken.

Zaakgericht werken: weeg af of het zinvol is

Zaakgericht werken in een zaaksysteem zorgt voor structuur en traceerbaarheid. Het is waardevol bij complexe of juridische processen. Bij eenvoudige en snelle meldingen leidt het vaak tot extra administratieve lasten en vertraging.

Daarom adviseren wij gemeenten om zaakgericht werken selectief toe te passen. Meldingen die echt juridische vastlegging of diepere afhandeling vereisen kunnen omgezet worden naar een zaak. Voor de meeste meldingen in de openbare ruimte werkt de flexibele aanpak in Signalen efficiënter.

Efficiënt en transparant met Signalen

Signalen beschikt over een gebruiksvriendelijke oplossing waarmee gemeenten snel en effectief meldingen afhandelen. Dankzij de registratie, prioritering en terugkoppeling binnen één systeem, verbetert de dienstverlening en neemt de bewonerstevredenheid toe. Onze oplossing ondersteunt koppelingen met zaaksystemen via ZGW, maar we adviseren om dit alleen toe te passen als het daadwerkelijk meerwaarde levert.

Signalen is toekomstbestendig en flexibel

Door te kiezen voor een aanpak die aansluit bij de aard van de melding, besparen gemeenten tijd, middelen en heel wat frustraties. Signalen blijft continu innoveren om de digitale dienstverlening toekomstbestendig te maken, schaalbaar en afgestemd op de behoeften van zowel de gemeente als haar inwoners.