Blog

Steeds meer gemeenten werken aan de overstap naar Common Ground. Dit is een nieuwe manier van omgaan met gegevens (data), ICT-systemen en samenwerken. Het doel van Common Ground is om eenvoudiger en slimmer en te werken om zo de dienstverlening aan burgers te verbeteren. Zo’n verandering gebeurt niet in één keer. Hoe weet je of je als gemeente goed op weg bent en op welke manier stuur je bij?

Wat is Common Ground?

Common Ground betekent dat je als lokale overheid anders kijkt naar hoe informatie wordt opgeslagen, gebruikt en gedeeld. Nu zijn gegevens vaak opgesloten in aparte systemen. Wil je iets veranderen, dan moet je soms het hele systeem aanpassen. Dat kost tijd, geld én brengt de nodige uitdagingen met zich mee. Bij Common Ground wordt er gewerkt met losse bouwstenen. Data komt op één plek te staan en wordt via open standaarden (een standaard die publiekelijk beschikbaar is) gedeeld met andere systemen. Dit samenwerking tussen systemen makkelijker en ook wordt het eenvoudiger om nieuwe diensten te bouwen voor inwoners en bedrijven.

Waarom is monitoring belangrijk?

Common Ground raakt veel onderdelen van de ambtelijke organisatie: techniek, processen, mensen, en de manier waarop je met elkaar samenwerkt. Hierom is monitoren belangrijk, want: hoe ver zijn we, wat gaat goed en wat kan beter? Dat wordt ook wel monitoring genoemd. Daarmee houd je een vinger aan de pols en kun je op tijd bijsturen.

Bepaal wat je wilt meten

Wil je iets meten? Bedenk eerst wat je wilt weten, voor je hiermee aan de slag gaat. Verschillende zaken zijn meetbaar:

• Is er al begonnen met het gebruiken van API’s (een manier om gegevens makkelijk uit te wisselen)?
• Wordt er bij de selectie van nieuwe software voldoende rekening gehouden met de inpasbaarheid en uitwisselbaarheid van andere systemen?
• Werken de ICT-afdeling en beleidsmedewerkers goed met elkaar samen?
• Wordt er meegedaan met landelijke afspraken en standaarden?

Gebruik een ‘volwassenheidsmodel’ als hulpmiddel

Er zijn handige hulpmiddelen om te bepalen hoe ver je bent en waar je naartoe wilt. Eén daarvan is een zogenaamd ‘volwassenheidsmodel’. Dat is een soort meetlat waarmee je inschat of je net begint, halverwege bent of misschien al heel ver bent. Zo wordt ook inzichtelijk hoe je groeit met de tijd.

Meet regelmatig en reflecteer

Meten doe je niet eenmalig, maar structureel. Meet daarom periodiek, bijvoorbeeld elke drie of zes maanden. Zo zie je of er progressie wordt geboekt. Bevraagd ook medewerkers hoe het gaat, verzamel cijfers en doe technische controles. Beluister de verhalen van meerdere medewerkers om te zien hoe het loopt – van de ICT-afdeling, maar juist ook van beleidsadviseurs en managers.

Visualiseer resultaten

Zorg ervoor dat uitkomsten van metingen voor iedereen duidelijk zijn. Dit doe je met een eenvoudig overzicht, een infographic of een digitaal dashboard. Bespreek in vergaderingen gezamenlijk wat er goed gaat en waar nog werk ligt. Gebruik duidelijke kleuren en beperk het gebruik van vakjargon – dan begrijpt iedereen wat wordt bedoeld.

Verbind monitoring aan besluitvorming

Meetresultaten zijn geen eindpunt, maar vooral een hulpmiddel. Gebruik ze om slimme keuzes te maken. Heeft een team extra tijd nodig? Is er behoefte aan training? Wil je een succesvolle werkwijze delen met andere afdelingen? Meet zorgvuldig en weet je waar je op moet letten bij het maken van (toekomstgerichte) keuzes.

Leer van misstappen en wees blij met wat goed gaat

Vaak wordt bij monitoring gekeken naar wat nog niet goed gaat. Vergeet niet om ook al behaalde successen te vieren. Is een API succesvol in gebruik genomen of zijn teams beter gaan samenwerken? Besteed er aandacht aan, want het motiveert en zorgt voor positieve energie in het team.

Hoe verder?

De overstap naar Common Ground is een grote, maar waardevolle verandering. Door goed te monitoren - stap voor stap, op een manier die bij jouw organisatie past - houd je grip op de voortgang. Je ziet wat werkt, leert wat beter kan én helpt collega’s om gezamenlijk verder te bouwen aan een moderne en betrouwbare overheid.