Blog
In deze nieuwe aflevering spreekt Bart Jeukendrup met Eelco Zomer, enterprise architect bij de gemeente Zwolle. Vanuit zijn rol werkt Eelco aan de digitale transitie van de gemeente en maakt hij complexe architectuur begrijpelijk voor bestuur, beleid en uitvoering. Dat doet hij onder meer met zijn populaire idEA-plaat (Interactieve dynamische Enterprise Architectuur) en zijn eigen dozenworkshop, waarin hij letterlijk met dozen op de grond laat zien hoe de architectuur verschuift van silo’s naar componenten.
We spreken over Podium D, de vervanging van het zaaksysteem, samenwerking tussen gemeenten en de bredere Common Ground-transitie. Hoe neem je een organisatie mee in digitale verandering?
Bekijk de aflevering hieronder of luister via Spotify
Waarom Common Ground meer is dan een IT-project
Eelco vertelt hoe gemeente Zwolle de Common Ground-transitie vormgeeft, waarom een bestuurvriendelijke architectuurplaat landelijke bekendheid kreeg en welke lessen andere gemeenten daaruit kunnen trekken.
Een veelgehoorde misvatting is dat Common Ground vooral draait om nieuwe technologie. In werkelijkheid gaat het om het creëren van een flexibele informatievoorziening die beter aansluit op de behoeften van inwoners, medewerkers en bestuurders. Volgens Eelco begint succes bij het inzichtelijk maken van de samenhang tussen dienstverlening, processen en technologie. Daar ontstaat vaak een uitdaging: hoe leg je complexe architectuur begrijpelijk uit aan bestuurders, managers en beleidsmakers?
Eelco ontwikkelde hiervoor een idEA-plaat (Interactieve dynamische Enterprise Architectuur): een visuele weergave die de relatie tussen gemeentelijke dienstverlening en de onderliggende informatievoorziening inzichtelijk maakt. Het resultaat was dat bestuurders beter inzicht kregen in de noodzaak van digitale vernieuwing en daardoor eenvoudiger strategische keuzes konden maken.
Voor veel gemeenten is dit verhelderend. Architectuurdocumenten zijn vaak technisch van aard, terwijl besluitvorming juist vraagt om begrijpelijke verhalen en concrete beelden. Het vertalen van complexe vraagstukken naar bestuurlijke taal is dan ook een cruciale succesfactor binnen iedere Common Ground-transitie.
Van visie naar uitvoering
Voor gemeente Zwolle kwam de Common Ground-transitie in een stroomversnelling doordat het bestaande zaaksysteem vervangen moest worden. In plaats van opnieuw te kiezen voor een traditioneel monolithisch systeem, werd gekozen voor een Common Ground-gebaseerde aanpak binnen het samenwerkingsverband Dimpact.
Daarbij wordt gewerkt met afzonderlijke componenten die via standaarden en API’s met elkaar communiceren. Hierdoor ontstaat een flexibele architectuur waarin onderdelen onafhankelijk van elkaar kunnen worden vervangen of doorontwikkeld.
De eerste resultaten zijn inmiddels zichtbaar:
- Een nieuw inwonersportaal is operationeel.
- Formulieren worden stap voor stap gemigreerd naar de nieuwe architectuur.
- Verdere componenten voor klantcontact en zaakgericht werken zijn in ontwikkeling.
- Open source oplossingen worden actief geïntegreerd.
Deze aanpak verlaagt de afhankelijkheid van individuele leveranciers en vergroot de wendbaarheid van de organisatie.
De grootste uitdaging: mensen meenemen
De grootste uitdaging is vaak het creëren van begrip binnen de organisatie is dat wel. Veel medewerkers zien Common Ground als een technisch onderwerp, terwijl de impact juist zichtbaar wordt in de dagelijkse dienstverlening. Daarom investeert gemeente Zwolle veel in communicatie, visualisatie en kennisdeling.
Een opvallend voorbeeld is de door Eelco ontwikkelde dozenworkshop. Hierbij wordt de architectuur letterlijk op de vloer uitgelegd met fysieke dozen, kabels en componenten. Hierdoor ontstaat voor niet-technische collega’s inzicht in de voordelen van hergebruik, standaardisatie en componentgericht werken.
Vooral binnen domeinen zoals het sociaal domein helpt deze aanpak om abstracte architectuurprincipes concreet te maken. Wanneer medewerkers begrijpen waarom veranderingen plaatsvinden, ontstaat meer draagvlak voor de transitie.
Wat betekent dit voor andere gemeenten?
Niet iedere gemeente beschikt over een uitgebreid architectuurteam of de capaciteit om zelfstandig complexe Common Ground implementaties uit te voeren. Dat betekent echter niet dat gemeenten moeten afwachten. Een verstandige eerste stap is het aansluiten bij bestaande samenwerkingen, community’s of initiatieven zoals Dimpact. Daarnaast kunnen gemeenten onderzoeken:
- Welke Common Ground-componenten beschikbaar zijn.
- Welke leveranciers aansluiten bij open standaarden.
- Welke processen zich lenen voor stapsgewijze modernisering.
- Hoe bestaande systemen beter kunnen integreren met toekomstige oplossingen.
Ook vanuit de praktijk blijkt dat gemeenten die klein beginnen vaak sneller resultaat boeken dan organisaties die direct een grootschalige transformatie proberen door te voeren. Een gefaseerde aanpak maakt verandering beheersbaar en zorgt ervoor dat kennis en ervaring binnen de organisatie kunnen groeien.
Wendbaarheid als strategisch voordeel
De maatschappelijke opgaven voor gemeenten worden steeds complexer. Denk bijvoorbeeld aan het sociaal domein, woningbouw, participatie, gegevensuitwisseling en datagedreven werken. Een star IT-landschap beperkt de snelheid waarmee gemeenten kunnen inspelen op nieuwe wetgeving, veranderende verwachtingen van inwoners en organisatorische ontwikkelingen.
Common Ground biedt gemeenten de mogelijkheid om dienstverlening stap voor stap flexibeler, toekomstbestendiger en minder afhankelijk van leveranciers te maken. De ervaring van gemeente Zwolle laat zien dat succes begint bij het creëren van inzicht, draagvlak en samenwerking. Gemeenten die investeren in een heldere visie, begrijpelijke communicatie en een stapsgewijze aanpak leggen daarmee de basis voor een wendbare en moderne informatievoorziening.
Veelgestelde vragen
Moet een gemeente eerst haar volledige zaaksysteem vervangen om met Common Ground te beginnen?
Nee. De praktijk laat zien dat een gefaseerde aanpak meestal effectiever is. Gemeenten kunnen beginnen met het moderniseren van formulieren, inwonersportalen of afzonderlijke Common Ground-componenten. Zo doen zij ervaring op zonder direct een volledig zaaksysteem te vervangen. Delta10 ondersteunt gemeenten hierbij met Common Ground-oplossingen zoals Open Formulieren, Signalen en Atlas, inclusief implementatie, hosting, beheer en ondersteuning.
Waarom stappen gemeenten over op Common Ground?
Gemeenten kiezen voor Common Ground om meer regie te krijgen over hun digitale dienstverlening en informatievoorziening. Door gebruik te maken van open standaarden, API’s en modulaire componenten ontstaat een flexibele architectuur die sneller kan inspelen op nieuwe wetgeving, veranderende verwachtingen van inwoners en technologische innovaties. Delta10 levert innovatieve Common Ground-software waarmee gemeenten hun dienstverlening stap voor stap kunnen moderniseren en inwoners beter kunnen bedienen.
Is Common Ground alleen interessant voor grote gemeenten?
Nee. Ook kleinere gemeenten kunnen profiteren van herbruikbare componenten, open standaarden en samenwerking binnen Common Ground community’s. Door gebruik te maken van bewezen oplossingen hoeven gemeenten niet alles zelf te ontwikkelen. Delta10 maakt deze stap toegankelijk met software die eenvoudig kan worden geïmplementeerd en desgewenst volledig wordt gehost en beheerd.
Wat zijn de grootste uitdagingen bij een Common Ground-transitie?
Het creëren van draagvlak, bestuurlijk begrip en organisatorische verandering blijken vaak de grootste uitdagingen. Daarnaast vraagt een modulaire informatievoorziening om betrouwbare software, goede implementatie en professioneel beheer. Delta10 ondersteunt gemeenten met innovatieve Common Ground-oplossingen en verzorgt desgewenst de volledige implementatie, hosting, ondersteuning en onderliggende IT-infrastructuur.
Hoe kunnen gemeenten beginnen met Common Ground?
Een goede eerste stap is het ontwikkelen van een duidelijke visie, het verkennen van beschikbare componenten en het aansluiten bij bestaande initiatieven en kennisnetwerken binnen de gemeentelijke sector.
Een goede eerste stap is het ontwikkelen van een heldere visie op de toekomstige informatievoorziening en het bepalen welke processen zich lenen voor stapsgewijze modernisering. Vervolgens kunnen gemeenten starten met concrete Common Ground-componenten, zoals digitale formulieren, meldingen openbare ruimte of het gemeentelijke geoportaal. Delta10 helpt gemeenten deze eerste stappen snel en beheersbaar te zetten met oplossingen als Open Formulieren, Signalen en Atlas, inclusief implementatie, beheer en ondersteuning.