Blog
Een formulier online zetten is zo gebeurd. Maar daarmee heb je nog geen soepel digitaal proces. In de praktijk lopen organisaties vaak tegen dezelfde problemen aan: aanvragen komen onvolledig binnen, medewerkers moeten gegevens overtypen, complexe dienstverlening vraagt om maatwerk en soortgelijke organisaties bouwen vergelijkbare oplossingen zonder elkaars werk te hergebruiken.
Dat kost veel tijd, zorgt voor fouten en maakt digitale dienstverlening soms onnodig ingewikkeld. We zetten de belangrijkste knelpunten op een rij en laten zien hoe je dat met Open Formulieren slimmer kunt aanpakken.
Extra werk door onvolledige of foutieve aanvragen
Een veld verkeerd ingevuld, een bijlage vergeten of belangrijke informatie die ontbreekt. Dit komt veelvuldig voor na het invullen van een formulier. Het resultaat? Je medewerker moet erachteraan en de aanvrager moet opnieuw in actie komen.
Met Open Formulieren kun je veel van dat herstelwerk voorkomen. Met vervolgvragen op basis van eerdere antwoorden worden alleen vragen gesteld die relevant zijn. Door invoervalidatie, verplichte velden en het voorinvullen van gegevens help je mensen om in één keer een zo compleet mogelijke aanvraag te doen. Zo ontvangen organisaties vaker complete en correcte aanvragen.
Handmatige verwerking en dubbele invoer
Een aanvraag kan volledig digitaal binnenkomen, maar als een medewerker de gegevens daarna moet overtypen in een zaaksysteem, schiet je daar weinig mee op.
Open Formulieren kun je koppelen aan zaaksystemen, registraties en andere backofficeapplicaties. Ingediende gegevens komen daardoor automatisch op de juiste plek terecht. Dat scheelt handmatig werk én verkleint de kans op fouten.
Complexe dienstverlening vraagt al snel om maatwerk
Niet iedere aanvraag volgt hetzelfde pad. Soms bepaalt een antwoord welke vervolgvraag nodig is, moet er iets worden berekend of moet iemand inloggen met DigiD of eHerkenning. Als je formulier dat niet ondersteunt, wordt het al snel ingewikkeld. Voor de gebruiker én voor de organisatie.
Met Open Formulieren bouw je dynamische formulieren die zich aanpassen aan de situatie van de aanvrager. Door conditionele logica, berekeningen, authenticatie (zoals DigiD/eHerkenning) en dynamische formulieren kan het formulier zich aanpassen aan de situatie van de aanvrager. Zo kun je ook complexere dienstverlening digitaal aanbieden.
Organisaties bouwen vaak hetzelfde opnieuw
En dan misschien wel het grootste knelpunt: organisaties lossen bovenstaande problemen vaak afzonderlijk van elkaar op. Terwijl gemeenten en andere publieke organisaties veel vergelijkbare diensten aanbieden, worden formulieren, koppelingen en functionaliteiten regelmatig opnieuw ontwikkeld. Dat betekent dubbel werk, extra kosten en meer maatwerk om te onderhouden.
Open Formulieren draait dat principe om. Door een open-source, gestandaardiseerd platform kunnen gemeenten formulieren, componenten en functionaliteit gezamenlijk ontwikkelen en hergebruiken. Heeft iemand een bruikbare functionaliteit ontwikkeld? Dan is afzonderlijk maatwerk niet nodig en hoeft een andere organisatie niet opnieuw vanaf nul te beginnen.
Het kan dus een stuk slimmer
De problemen met formulierenverwerking zitten uiteindelijk niet alleen in het formulier. Ze zitten in het hele proces eromheen.
Met Open Formulieren zorg je dat aanvragen completer binnenkomen, voorkom je onnodig overtypen, maak je complexere dienstverlening digitaal mogelijk en kun je voortbouwen op wat anderen al hebben ontwikkeld. Minder herstelwerk en maatwerk dus. En meer hergebruik, automatisering en samenwerking.
Benieuwd wat Open Formulieren voor jouw organisatie kan betekenen?
Wil je minder tijd kwijt zijn aan handmatige verwerking en slimmer gebruikmaken van wat er al beschikbaar is? We laten je graag zien hoe Open Formulieren binnen jouw organisatie kan worden ingezet. Neem contact op met Delta10 of vraag een demo aan. Dan kijken we samen naar jullie formulieren, processen en de mogelijkheden om die slimmer in te richten.