Signalen bij gemeente Bergen op Zoom

Gemeente Bergen op Zoom gebruikt sinds zomer 2022 de applicatie Signalen om meldingen openbare ruimte af te handelen. In dit artikel lees je waarom de gemeente voor Signalen heeft gekozen en hoe het beheer van de applicatie is geregeld.

Oude situatie

“Voorheen gebruikten we ons zaaksysteem voor de afhandeling van meldingen openbare ruimte en dat werkte eigenlijk heel slecht”, vertelt Erik Verhoeven, BI analist bij gemeente Bergen op Zoom.

“We wilden het zaaksysteem op een aantal punten laten verbeteren, maar de leverancier gaf aan dat dit niet mogelijk was en wees ons erop dat er ook speciale systemen voor meldingen zijn.”

Signalen

“Er zijn een aantal systemen, zoals Fixie en zaaksysteem.nl, die op zich wel aardig werken. Deze systemen hebben als nadeel dat mensen uit subcategorieën moeten kiezen. Daar wil je inwoners niet mee belasten, en zeker niet als het ook nog ambtelijke termen zijn die niet iedereen begrijpt. De kracht van Signalen is dat mensen dankzij machine learning geen categorieën meer hoeven te kiezen. Dus toen ik bij Signalen uitkwam was ik aangenaam verrast en ook de werkgroep reageerde enthousiast.

Ik ben me in Signalen gaan verdiepen en heb contact gezocht met gemeente Den Bosch, waar ze het systeem al langere tijd gebruiken. Ook ben ik in contact gebracht met Jacco Brouwer van de VNG. Op een gegeven moment werd ik gewezen op de mogelijkheid om melders objecten in de openbare ruimte te laten selecteren. Daarop ben ik met een voorbeeld van de gemeente Haarlem gaan puzzelen. Uit ons eigen systeem heb ik objecten zoals laadpalen, bankjes, vuilnisbakken, containers en bomen beschikbaar gesteld zodat ze bij het melden geselecteerd kunnen worden. Ik zie voor de toekomst nog veel meer mooie toepassingen.”

Koppelingen

“Signalen biedt de mogelijkheid om te koppelen met verschillende systemen. Zo is er nu een koppeling met het systeem van Saver dat voor de afvalverwerking zorgt. Dat is een belangrijke, want 40% van de meldingen openbare ruimte komen bij Saver terecht. In dit systeem wordt automatisch gecontroleerd of er een openstaande melding is. Elke melding wordt in hun systeem ingelezen, waarna de status in Signalen automatisch op In behandeling wordt gezet. Op het moment dat Saver de melding heeft afgehandeld, wordt dit ook teruggekoppeld aan Signalen en gaat er een mail naar de melder dat de melding is opgelost.

Delta10 heeft een koppeling met de BuitenBeter app gebouwd. Daar zijn we ontzettend blij mee, want we krijgen een hoop meldingen via BuitenBeter. Al neemt dit wel af en krijgen we steeds meer meldingen via onze website binnen. Daarnaast heeft Delta10 ons uitleg gegeven over het datamodel en leesrechten verschaft tot de database van Signalen. Dit biedt ons de mogelijkheid om gegevens over te halen naar ons datawarehouse. We kunnen nu met onze analysetools heel gemakkelijk rapportages genereren op basis van de data in Signalen.”

Technisch beheer van Signalen

“We waren op zoek naar een partij om het technisch beheer van Signalen voor ons te doen, want daar hebben we binnen de gemeente niet de capaciteit voor. We wilden een partij die niet alleen de hosting doet, maar ook koppelingen bouwt, onderhoudt en updates doorvoert. Via via hoorden we: dan moet je bij Delta10 zijn. En inderdaad is het heel soepel gegaan allemaal. Vraagstukken die we tegenkwamen zijn heel snel opgelost. Dankzij een goede samenwerking tussen meerdere partijen is het totale implementatietraject nu in twee maanden doorlopen. Ik kan Delta10 aan alle gemeentes aanraden.”